Services

Veilig, schaalbaar en gebouwd rond jouw processen

Bij The Hotbox Company helpen we KMO’s slimmer werken door repetitieve processen te automatiseren met AI.

Geen grote buzzwords of vage beloftes, maar concrete oplossingen die tijd vrijmaken en fouten verminderen.

We starten altijd bij de basis:

Hoe werkt jouw bedrijf vandaag, waar verlies je tijd en wat kan efficiënter?

Van AI-tools en automatisaties tot maatwerk workflows en opleidingen — alles draait binnen onze eigen infrastructuur, met volledige controle over jouw data.

Wat wij aanbieden

  • Snelle efficiëntiewinst voor dagelijkse processen

    We automatiseren repetitieve taken die vandaag veel tijd kosten, maar weinig toegevoegde waarde hebben. Deze automatisaties zijn ideaal als eerste stap richting AI binnen jouw organisatie.

    Typische toepassingen

    • Automatische verwerking van inkomende e-mails

    • Document- en factuurverwerking

    • Interne meldingen en statusupdates

    • Data automatisch doorsturen tussen tools

    Resultaat

    Minder manueel werk, minder fouten en meer focus op wat écht belangrijk is.

  • Digitale medewerkers binnen duidelijke grenzen

    AI Agents zijn slimme digitale assistenten die zelfstandig taken uitvoeren. Ze lezen, begrijpen en reageren binnen een afgebakend kader — zonder dat jouw data gebruikt wordt om externe modellen te trainen.

    Typische toepassingen

    • E-mail agents voor klanten of leveranciers

    • Interne kennis-agent (procedures, documenten, productinfo)

    • Ondersteuning bij aanvragen of opvolging

    • Administratieve assistentie

    Belangrijk

    Alle AI Agents draaien afgeschermd op onze infrastructuur.

    Jouw data blijft altijd van jou.

  • Maatwerk voor complexere processen

    Niet elk proces laat zich vangen in een standaard automatisatie. Voor langere of complexere flows ontwerpen we maatwerk AI-workflows, volledig afgestemd op jouw werking.

    Typische toepassingen

    • End-to-end automatisatie van bedrijfsprocessen

    • Combinatie van AI en klassieke automatisatie

    • Sector-specifieke workflows (vastgoed, productie, administratie)

    • Integratie van meerdere systemen en beslissingsmomenten

    Dit is waar AI strategisch wordt ingezet, niet als gadget maar als structurele verbetering.

    API & System Integraties

    Alles laten samenwerken

    We zorgen ervoor dat al jouw systemen naadloos met elkaar communiceren. Door slimme API-integraties vermijden we dubbele invoer, manueel werk en fouten.

    Voorbeelden

    • CRM-, ERP- en boekhoudsoftware

    • Vastgoedplatformen

    • Productiesystemen

    • Interne databanken en tools

    Stop je samenwerking? Dan stopt ook de automatisatie.

    Geen lock-in, volledige controle.

  • AI werkt pas wanneer mensen ermee kunnen werken

    AI is geen doel op zich. Daarom voorzien we praktische opleidingen, afgestemd op jouw team en maturiteitsniveau.

    Mogelijke opleidingen

    • Introductie AI voor KMO’s

    • Opleidingen per rol (management, administratie, sales)

    • Correct en veilig gebruik van AI

    • Begrijpen van workflows en automatisatie

    Zo zorgen we voor vertrouwen, adoptie en maximaal rendement.

  • Elke klant krijgt toegang tot een eigen AI Workspace waarin alle AI-oplossingen en automatisaties centraal worden beheerd.

    In het portaal vind je onder andere:

    • verschillende AI-chatmodellen gebruiken binnen één veilige omgeving

    • een overzicht van actieve AI-oplossingen

    • de status van automatisaties en workflows

    • logs en basisinzichten

    • documentatie en instructies

    • ondersteuning en opvolging

    Het portaal groeit mee met jouw organisatie en de AI-oplossingen die we implementeren.

  • Onze AI-oplossingen sluiten naadloos aan op de tools die jouw team vandaag al gebruikt.

    Je hoeft geen nieuwe software te leren of je werking om te gooien — wij integreren met jouw bestaande omgeving en bouwen daarbovenop.

    Veelgebruikte platformen

    E-mail & communicatie

    Outlook / Microsoft 365

    Gmail / Google Workspace

    Bestanden & documenten

    Google Drive

    OneDrive

    SharePoint

    CRM & administratie

    Gangbare CRM-systemen

    Boekhoud- en facturatiesoftware

    Overige systemen

    Interne databanken

    Sector-specifieke software

    Custom API’s en interne tools

    Staat jouw tool hier niet tussen? Geen probleem.

    We werken via veilige API-integraties en maatwerk, zodat we kunnen aansluiten op vrijwel elke bestaande setup.

Hoe wij te werk gaan

  • AI Workspace — Level 1

    Veilige AI-werkplek voor jou en je team met toegang tot alle, bekende en minder bekende, krachtige AI-modellen binnen een gecontroleerde en GDPR-conforme omgeving.

    Wat je krijgt

    • Toegang tot meerdere AI-modellen (ChatGPT, Claude, Gemini, Grok,…)

    • Bedrijfsafgebakende omgeving

    • Custom system prompts

    • Token usage management

    • Veilige data-omgeving (GDPR compliant), jouw data wordt niet gebruikt om modellen te trainen

    • Basis AI-opleiding voor medewerkers

    Ideaal voor bedrijven die AI veilig willen introduceren in hun dagelijkse werking.

  • AI Automation — Level 2

    Automatiseer repetitieve taken met AI-gedreven workflows en slimme integraties.

    Voorbeelden

    • AI mailverwerking en draft replies

    • Website of WhatsApp chatbot

    • Documentanalyse en samenvattingen

    • CRM of workflow automatisaties

    Ideaal voor bedrijven die tijd willen besparen en processen willen versnellen.

  • Volledige optimalisatie van bedrijfsprocessen met AI-agents, automatisaties en strategische AI-implementatie.

    Wat we doen

    • Analyse van huidige workflows

    • Ontwerp van AI-gedreven processen

    • Ontwikkeling van AI-agents

    • Integratie met bestaande systemen

    • Continue optimalisatie

    Ideaal voor bedrijven die AI strategisch willen inzetten om hun werking fundamenteel te verbeteren.

  • Voor nieuwe klanten of innovatieve trajecten werken we met een Pilot project.

    Kenmerken

    • Toegang tot Custom-functionaliteit

    • Snellere iteratie

    • Voordelen in prijs of scope

    • Beperkt aantal klanten

    Pilots helpen ons om nieuwe oplossingen te testen en te verfijnen, in nauwe samenwerking met de klant.

  • Privacy is geen extra, maar de basis.

    • Alle oplossingen draaien op onze eigen servers

    • Jouw data wordt nooit gebruikt om externe AI-modellen te trainen

    • Volledige controle en transparantie

    • Stop je de samenwerking, dan stopt de automatisatie

    Zo vermijden we afhankelijkheid en beschermen we jouw bedrijfsinformatie.

  • Privacy en GDPR staan centraal in al onze AI-oplossingen.
    Onze systemen zijn ontworpen volgens het principe van privacy by design, zodat bedrijfsdata veilig en gecontroleerd blijft en nooit gebruikt wordt om publieke AI-modellen te trainen.

Niet zeker waar te starten? We bekijken samen waar AI in jouw bedrijf het meeste impact kan maken.

plan een gesprek
Bekijk prijzen